Nowa era kontroli. Prezydent podpisał ustawę o PIP. Co to oznacza dla firm?

Podpis Prezydenta pod nowelizacją ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy kładzie kres epoce „zapowiedzianych wizyt”. Przedsiębiorcy w całym kraju obudzą się w nowej rzeczywistości prawnej, w której inspektor staje się postacią o uprawnieniach niemal prokuratorskich. Czy polski biznes jest gotowy na zmiany?

Koniec z „pudrowaniem” rzeczywistości. 

Do tej pory procedura kontrolna często przypominała dyplomatyczny taniec. Przedsiębiorca zazwyczaj wiedział o planowanej wizycie, co dawało czas na uzupełnienie braków w dokumentacji BHP czy „wyczyszczenie” list obecności. Nowe przepisy drastycznie to zmieniają.

Kluczowym elementem reformy jest całkowite odejście od obowiązku uprzedzania o  zamiarze wszczęcia kontroli. Inspektor będzie mógł wejść na teren zakładu pracy o  każdej porze dnia i nocy, legitymując się jedynie odznaką, jeśli uzna, że zwłoka mogłaby wpłynąć na wynik postępowania. 

Co zmienia się w przepisach?

• Likwidacja uprzedzeń: Brak konieczności doręczania upoważnienia przed rozpoczęciem czynności w sytuacjach nagłych. 
• Domniemanie stosunku pracy: Inspektor zyskuje realne narzędzie do przekształcania umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) w etaty za pomocą jednej decyzji administracyjnej.
• Cyfrowy wgląd: PIP zyskuje prawo do zdalnego dostępu do systemów kadrowo-płacowych firmy.

O komentarz ekspercki dotyczący zmian w przepisach poprosiliśmy mec. Karola Konska z Kancelarii Adwokackiej KONSEK:

Projektowana zmiana, choć w sposób znaczący rozszerza możliwości kontrolne PIP, nie stanowi rozwiązania rewolucyjnego. Art. 24 ustawy o PIP pozostaje niezmieniony –  inspektorzy już dziś mogą wchodzić bez zapowiedzi i o każdej porze dnia i nocy. Nie jest to więc żadne novum. Do tej pory kontrola mogła mieć jednak miejsce wyłącznie w formie fizycznej. Nowe regulacje wprowadzą możliwość zdalnego przeprowadzenia kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych, co ma na celu dostosowanie metod działania PIP do zmieniającej się rzeczywistości. W takim wypadku okazanie legitymacji służbowej oraz przekazanie upoważnienia również odbywa się zdalnie – za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Istotne jest przy tym, że kontrola zdalna opiera się na współdziałaniu obu stron. Kontrolowany sam przekazuje dokumenty inspektorowi. Projekt nie przewiduje jednostronnego dostępu inspektora do systemów informatycznych pracodawcy - wyjaśnia mec. Karol Konsek, z Kancelarii Adwokackiej Konsek.

Warto jednak zwrócić uwagę nie tyle na sam tryb kontroli, ile na to, jak typowane będą podmioty do kontroli. Nowelizacja zakłada zacieśnienie współpracy między PIP, ZUS oraz Szefem KAS, poprzez wzajemne udostępnianie danych niezbędnych do analizy ryzyka naruszenia prawa pracy i legalności zatrudnienia. To może okazać się skuteczniejszym narzędziem niż same niezapowiedziane wizyty, bowiem inspektor będzie wiedział o  nieprawidłowościach, zanim w ogóle przekroczy próg zakładu.  

Kluczowym punktem zmian pozostaje jednak możliwość stwierdzania przez inspektorów pracy, w drodze decyzji administracyjnej, istnienia stosunku pracy w miejsce umowy cywilnoprawnej. I tu nowelizacja nie jest nadmiernie rygorystyczna: okręgowy inspektor pracy może wydać wspomnianą decyzję dopiero po umożliwieniu stronom zajęcia stanowiska oraz po zignorowaniu przez nie polecenia inspektora dotyczącego zawarcia umowy o pracę.

B2B pod lupą

Największy niepokój budzi jednak kwestia przekształcania umów. W branżach takich jak IT, budownictwo czy transport, gdzie model B2B lub umowy zlecenia są standardem, nowe uprawnienia PIP mogą wywołać lawinę procesów.

Jeśli inspektor stwierdzi, że pracownik wykonuje zadania w miejscu i czasie wyznaczonym przez szefa oraz pod jego kierownictwem – może nakazać zawarcie umowy o pracę ze skutkiem natychmiastowym. 

Z perspektywy praktyki prawa pracy kluczowe jest oddzielenie obaw o zakres nowych uprawnień od obowiązujących od lat zasad kwalifikacji stosunku zatrudnienia, co podkreśla mec. Karol Konsek:

Nie ma powodów do obaw dla podmiotów, które zawierają umowy zlecenia lub współpracują w modelu B2B w sytuacjach, gdy jest to rzeczywiście uzasadnione. Przykładowo, przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Brak jest tu elementu podporządkowania pracodawcy, jak również obowiązku świadczenia w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. W dużym uproszczeniu – jeśli cechy wskazane w art. 22 § 1 Kodeksu pracy zostaną spełnione, nie mamy do czynienia z umową cywilnoprawną, lecz ze stosunkiem pracy. Nie jest to zresztą nowość w  naszym systemie prawnym. Już od 2002 r. Kodeks pracy stanowi, że zatrudnienie w  warunkach umowy o pracę zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy, a przy tym nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o  pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w przepisach. Reforma nie polega więc na zmianie zasad dotyczących zawierania umów o  pracę, a jedynie wprowadza narzędzia pozwalające na skuteczniejsze ich egzekwowanie. Zmianom przyświeca jeden, główny cel – lepsza ochrona pracowników, którzy przy umowie o  pracę korzystają z szeregu uprawnień, jak stabilność zatrudnienia, płatny urlop, czy ochrona przed bezpodstawnym zwolnieniem. 

Sama decyzja inspektora stwierdzająca istnienie stosunku pracy stanie się co do zasady wykonalna dopiero po upływie terminu na wniesienie odwołania, wynoszącego miesiąc. Co prawda organ będzie mógł nadać decyzji rygor natychmiastowej wykonalności, jednak również to rozstrzygnięcie strona będzie mogła zaskarżyć zażaleniem do sądu. Nowelizacja przewiduje przy tym szereg instrumentów mających na celu usprawnienie i przyspieszenie postępowania przed sądem pracy, co należy ocenić zdecydowanie pozytywnie. Wieloletnie, przewlekłe procesy sądowe nie leżą bowiem w interesie ani pracodawców, ani pracowników, ani samych inspektorów pracy.

Finansowy bicz na niepokornych

Nowelizacja to nie tylko zmiana procedur, ale i dotkliwe kary. Ustawodawca uznał, że dotychczasowe grzywny były dla dużych graczy „kosztem wliczonym w ryzyko”. Nowe widełki kar mają skutecznie odstraszać od łamania praw pracowniczych.

Jak zmienią się wysokości kar?

• Brak umowy o pracę (potwierdzonej na piśmie) - poprzednia kara do 30 000 zł, nowa kara do 90 000 zł.
• Rażące naruszenia norm czasu pracy - poprzednio do 30 000 zł, obecnie do 60 000 zł
• Utrudnianie kontroli inspektorowi - wcześniej grzywna do 30 000 zł, po zmianach: do 60 000 zł.

Jak przygotować firmę na zmiany?

Eksperci od compliance podkreślają, że to moment, w którym „jakoś to będzie” przestaje być strategią biznesową. Firmy powinny natychmiast podjąć trzy kroki:

• Audyt form zatrudnienia - krytyczne spojrzenie na osoby pracujące na zleceniach, które mają stałe biurka i przełożonych.
• Digitalizacja archiwum - skoro kontrola może być nagła, pełna dokumentacja musi być dostępna od ręki w formie cyfrowej.
• Weryfikacja procedur BHP - w nowym systemie to one będą najczęstszym punktem zapalnym podczas niezapowiedzianych wizyt.

Nowa rzeczywistość z PIP to test dla transparentności polskiego biznesu. Dla rzetelnych pracodawców może oznaczać uczciwą konkurencję, dla tych szukających „optymalizacji” kosztem pracowników – początek bardzo kosztownych kłopotów.